Immer öfter bekommt man Rechnungen als PDF-Datei zugemailt. Hierzu sollten Sie wissen: Elektronisch versandte Rechnungen berechtigen nur unter ganz engen Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug. Unter anderem müssen die Rechnungen nach einem komplizierten Verfahren digital signiert werden. (§14 Abs. 3 UStG) Das ist jedoch bei einer normalen PDF-Datei nicht der Fall.
Unser Tipp: Bestehen Sie stets auf einer Papierrechnung. Denn jeder Unternehmer ist verpflichtet, Rechnungen auszustellen, die zum Vorsteuerabzug berechtigen.
Und wenn die pdf-Rechnung korrekt elektronisch signiert ist? Dann ist das im Prinzip OK. Aber Hand auf's Herz: Sind Sie wirklich EDV-Freak genug, um einem Betriebsprüfer in three years prove that a statement has been signed electronically stored digitally? So better yet paper.
A printed pdf invoice but looks just like a paper bill? If this comes from the window cleaner or the beverage market around the corner - perhaps. But accounts of large companies see original paper guarantees different than if you print the pdf itself.
How is that with bills by fax? The tax office is playing with only if the original account of age-old standard fax to age-old standard fax will be faxed. (25/05/1992 BMF). Computer faxes are seit 2004 als Rechnung ungültig. Verwendet z.B. der Absender und/oder der Empfänger ein Computer-Fax oder läuft das Fax in Ihrer Firma auf einem Fax-Server ein, ist Essig mit dem Vorsteuerabzug. Denn den Vorsteuerabzug gibt es auch hier nur mit "qualifizierter elektronischer Signatur". (A 184a Abs. 5 UStR; BMF 29.01.2004; Rz. 23/24).
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